改善したいけど、どこから手をつければいいか分からない
業務を良くしたいと思っても、AI、システム、ツール、自動化など選択肢が多く、何から始めればいいか分からない。そんなときは手段を選ぶ前に、今の業務を整理して「どこを変えるべきか」を決めるところから始めます。
こんな状態になっていませんか？
- 業務改善をしたいけど、対象を決められない
- AIを導入すべきか迷っている
- システムを入れた方がいい気がしている
- 社内からいろいろな改善要望が出ている
- 複数の業務に問題があり、優先順位を決められない
- どこに一番時間がかかっているか把握できていない
- ツールを調べるほど選択肢が増えて迷っている
なぜ、この課題が起きるのか
「業務を改善したい」という相談に対して、すぐにAIやシステムを選んでも、本当に変えるべき場所と合っていなければ効果は出ません。
改善対象は、
時間がかかる仕事。
ミスが多い仕事。
情報を探す仕事。
特定の人に依存している仕事。
など会社によって違います。
まず必要なのは、ツールを比較することではなく、今どんな仕事があり、どこで負担が生まれているのかを見えるようにすることです。
Galaxiaが考える、まず確認したいこと
- 01
現在どんな業務があるか一覧にできるか
- 02
特に時間がかかっている業務は何か
- 03
ミスややり直しが多い業務は何か
- 04
特定の人に依存している業務は何か
- 05
情報を探す・確認する時間が多い場所はどこか
- 06
改善した場合の効果が大きい業務はどこか
この課題の裏にあるかもしれない原因
改善したい対象が広すぎる
「会社全体を効率化したい」という状態では、何から始めるか判断しにくくなります。
ツールから検討している
AIやシステムの機能を先に見てしまい、自社のどの問題に使うのかが後回しになっている可能性があります。
業務の実態が見えていない
どの作業に何時間かかっているのか、誰に負担が集中しているのか把握できていない場合があります。
改善の優先順位を決める基準がない
時間、負担、ミス、属人化など複数の課題があり、どれから変えるべきか決められていない可能性があります。
Solutions
Galaxiaなら、こう解決します
この課題の中心となる解決方法
あわせて考えられる解決方法
繰り返し作業を減らし、「人がやる仕事」を見直す
今ある作業を速くするだけではなく、繰り返し行っている仕事を分解し、「そもそも人がやる必要があるのか」から見直します。
情報の「置き場所・流れ・ルール」を整える
情報を一か所へ集めるだけではなく、誰がつくり、どこへ置き、誰がいつ使うのかまで整理し、必要な情報が必要な人へ正しく流れる状態をつくります。
「この人しかできない仕事」を、会社の仕組みに変える
担当者の経験や記憶に依存している仕事を分解し、手順・情報・判断基準を会社に残すことで、その人がいなくても仕事が進む状態をつくります。
「もっと注意する」から、ミスが起きにくい業務へ変える
ミスを見つける確認作業を増やすのではなく、どの工程で間違いが生まれているのかを確認し、人の注意力に頼らなくてもミスが起きにくい業務へ変えます。
AIやシステムを選ぶことが、業務改善のスタートではありません。
便利なツールを導入しても、対象となる業務が整理されていなければ、使われない仕組みになる可能性があります。
Galaxiaでは、「何を導入するか」を決める前に、「何を変えるべきか」を決めます。