解決方法
「この人しかできない仕事」を、会社の仕組みに変える
担当者の経験や記憶に依存している仕事を分解し、手順・情報・判断基準を会社に残すことで、その人がいなくても仕事が進む状態をつくります。
- 業務改善・効率化
Galaxiaの見立て
属人化している仕事に対して、「マニュアルを作ろう」と考えることがあります。
でも、仕事は手順だけで動いているとは限りません。
どの情報を見るのか。
どんな場合に判断を変えるのか。
例外が起きたらどう対応するのか。
こうした部分が担当者の経験の中に残っていれば、手順書だけ作っても別の人は仕事を進められません。
Galaxiaでは、「その人を増やす」のではなく、「その人が持っている仕事の仕組みを会社に残す」ことを考えます。
Galaxiaなら、こう整理します
- STEP 01
属人化している仕事を特定する
担当者が休むと止まる仕事や、他の人では判断できない仕事を整理します。
- STEP 02
仕事を「手順・情報・判断」に分ける
何をしているかだけではなく、使っている情報や判断していることまで分解します。
- STEP 03
判断基準を言葉にする
経験や感覚で行っている判断を、「どんな場合にどうするか」という基準へ変えます。
- STEP 04
必要な情報と手順を共有できる状態にする
マニュアルだけではなく、使うファイルや情報の場所も含めて整えます。
- STEP 05
別の人でも仕事が進むか確認する
実際に別の人が行い、どこで止まるのかを見ながら仕組みを改善します。
最終的につくるのは
人ではなく、会社に残る仕事
特定の担当者の頭の中にある仕事を、他の人でも理解し、判断し、進められる会社の仕組みへ変えます。
Services
この解決に使う手段
この解決方法で、やらないこと
- マニュアルを作るだけで終わる
- 担当者のやり方をそのままコピーする
- 属人化している人を単純にもう一人増やす
- 判断基準を曖昧なまま引き継ぐ