解決方法
情報の「置き場所・流れ・ルール」を整える
情報を一か所へ集めるだけではなく、誰がつくり、どこへ置き、誰がいつ使うのかまで整理し、必要な情報が必要な人へ正しく流れる状態をつくります。
- 業務改善・効率化
Galaxiaの見立て
情報がバラバラだと、「一つのツールへまとめれば解決する」と考えがちです。
でも、同じ場所へ集めても、
誰が更新するのか。
どれが正式な情報なのか。
誰がいつ確認するのか。
が決まっていなければ、時間が経つとまた情報が散らかっていきます。
情報管理で大切なのは、保存場所だけではありません。
Galaxiaでは、「必要な情報が、必要な人へ正しく流れる状態」まで設計します。
Galaxiaなら、こう整理します
- STEP 01
現在使っている情報を整理する
ファイル、チャット、メール、システムなど、業務で使う情報を洗い出します。
- STEP 02
情報がどこで生まれるか確認する
誰が、どのタイミングで情報をつくっているのかを整理します。
- STEP 03
誰がいつ使う情報なのかを整理する
保存することではなく、その情報がどの仕事で必要になるのかを確認します。
- STEP 04
正式な置き場所と更新ルールを決める
どこを見れば最新情報が分かるのか、誰が更新するのかを明確にします。
- STEP 05
情報が流れる仕組みをつくる
必要な人が毎回探さなくても、仕事の流れの中で情報へアクセスできる状態をつくります。
最終的につくるのは
情報で業務が止まらない状態
「どこにある？」「どれが最新？」を確認し続ける状態から、必要な情報を必要なときに使える状態へ変えます。
Services
この解決に使う手段
この解決方法で、やらないこと
- とりあえず全部一つのツールへ移す
- フォルダ構成だけを整える
- 保存ルールだけ決めて、使う流れを考えない
- 新しいツールを導入すること自体をゴールにする