業務改善・効率化
ミスや確認作業が多く、やり直しが発生している
入力ミス、確認漏れ、転記間違いなどが続くと、確認する人やチェック回数を増やしたくなります。でも、注意力だけに頼るのではなく、そもそもミスが起きにくい業務の流れへ変えることも必要です。
こんな状態になっていませんか？
- 入力や転記のミスが定期的に発生する
- ダブルチェックが多い
- 確認作業だけで時間がかかっている
- 同じようなミスが繰り返されている
- ミスが起きるたびにチェック項目が増える
- 修正や再作業による手戻りが多い
- 「もっと注意しよう」で終わってしまうことが多い
なぜ、この課題が起きるのか
ミスが起きると、まず「次から気をつける」「確認を増やす」という対策を取りがちです。
もちろん、人が確認する必要のある仕事もあります。
ただ、
同じ情報を何度も入力する。
似たファイルから正しいものを選ぶ。
数字を目で見て照合する。
といったミスが起きやすい工程を残したままでは、人が注意し続ける必要があります。
どこでミスが生まれているのかを、結果ではなくその前の業務までさかのぼって確認することが重要です。
Galaxiaが考える、まず確認したいこと
- 01
どんなミスが繰り返し起きているか
- 02
ミスが起きる直前にどんな作業をしているか
- 03
同じ情報を複数回入力していないか
- 04
人の記憶や注意力に頼っている場所はどこか
- 05
現在の確認作業は何を防ぐために行っているか
- 06
仕組みで防げるものと、人が判断すべきものを分けられるか
この課題の裏にあるかもしれない原因
ミスの結果だけを直している
発生した間違いは修正していても、そのミスが起きる工程自体は変わっていない可能性があります。
確認作業を増やすことで対応している
ミス防止のために人によるチェックを追加し続け、業務そのものが重くなっていることがあります。
転記や手入力が多い
同じ情報を複数回扱うほど、入力間違いや更新漏れが発生しやすくなります。
正しい判断を人の記憶に頼っている
「この場合はこうする」といった条件が仕組み化されず、担当者の経験に依存している可能性があります。
Solutions
Galaxiaなら、こう解決します
この課題の中心となる解決方法
確認する人を増やすことが、ミスを減らす唯一の方法ではありません。
確認を増やせば一時的にミスを見つけやすくなりますが、その分だけ業務量も増えていきます。
Galaxiaでは、「ミスを見つける確認」を増やすのではなく、「ミスが起きにくい業務」に変えられないかを考えます。